Q&A Whistleblowing

Che cos’è il whistleblowing?

È uno strumento di segnalazione di illeciti o di irregolarità di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito dell’attività lavorativa che prevede la tutela dei segnalanti da eventuali ritorsioni all’interno delle Società.

Chi presenta segnalazioni tramite il canale di whistleblowing può mantenere riservata, qualora lo desideri, la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione; le predette tutele non sono garantite in caso di segnalazione ordinaria presso un referente o un superiore.

Chi può fare una segnalazione?

Possono presentare una segnalazione i dipendenti, gli ex dipendenti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso le Società, i soggetti esterni (consulenti, tirocinanti, volontari) che svolgono attività per e/o presso le Società, i candidati a una posizione nelle Società.

Possono altresì presentare segnalazioni soggetti esterni alle Società, quali clienti, pazienti, fornitori, partner commerciali o subappaltatori e il loro personale, così come tutti coloro che entrano in contatto con la realtà delle Società.

La segnalazione è anonima?

Solo se il segnalante lo desidera. Tale circostanza non precluderà il diritto a rimanere informati sugli sviluppi delle indagini conseguenti alla segnalazione e la possibilità di essere contattati tramite la piattaforma in un momento successivo per ulteriori informazioni strumentali alla gestione della segnalazione. La riservatezza del segnalante e delle persone coinvolte sarà in ogni caso pienamente garantita.

Cosa posso segnalare attraverso il canale di whistleblowing?

Possono essere segnalate una serie di violazioni di cui si è venuti a conoscenza in ambito lavorativo, cioè: violazioni del diritto europeo (es. condotte anticoncorrenziali tenute dalle Società come intese con i competitors; diffusione di dati personali trattati dall’azienda) o nazionale in materia civile (es. scorretto utilizzo delle attrezzature aziendali che, conseguentemente, vengono danneggiate), penale (es. comportamenti che siano inquadrabili nel mobbing; rivelazione di segreti e know-how aziendale ad altra società in cambio di un vantaggio non dovuto come un’assunzione a condizioni migliorative; consegna di un omaggio dall’ingente valore ad un cliente per rafforzare i rapporti commerciali), amministrativa (es. impiego in società di contanti superiori alla soglia prevista ex lege; inserimento di dati falsi in una dichiarazione alla PA), contabile (es. errata dichiarazione fiscale) e violazioni delle procedure vigenti e/o del Modello 231 e/o del Codice di Condotta adottati dalle Società (es. individuazione dei fornitori in base a rapporti di parentela e/o di amicizia in violazione delle previsioni contenute nella procedura sulla selezione dei fornitori).

Cosa non posso segnalare attraverso il canale di whistleblowing?

Non è possibile utilizzare il canale delle Società per la segnalazione di questioni esclusivamente attinenti al proprio rapporto individuale di lavoro o situazioni di emergenza in materia di salute, sicurezza e ambiente, per le quali occorre rivolgersi alle direzioni competenti o contattare direttamente i numeri di emergenza. Non possono inoltre essere presentate segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.

Che canale posso usare per fare una segnalazione?

Le Società del Gruppo Air Liquide mettono a disposizione un canale di segnalazione, che viene gestito a livello locale.

Il canale è accessibile per telefono, al numero 00 800 7233 2255, oppure online, al link https://www.safecall.co.uk/clients/ethicall/

Ci sono altri modi per presentare una segnalazione?

A certe condizioni è possibile presentare la segnalazione anche tramite canali esterni, in particolare:

a) presso il sito internet di ANAC, alle seguenti condizioni:

si è presentata una segnalazione interna cui non è stato dato seguito;
vi è fondato motivo di ritenere che alla segnalazione interna non verrà dato seguito;
Il segnalante ha motivo di ritenere che il fatto da segnalare possa costituire un pericolo imminente per la collettività;

b) mediante una divulgazione pubblica, alle seguenti condizioni:

sono già state presentate delle segnalazioni interne ed esterne cui non è stato dato seguito;
Il segnalante ha fondato motivo, di ritenere, sulla base di circostanze concrete e quindi, non basandosi su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
sussiste il concreto rischio di ritorsioni nel caso in cui si proceda a segnalazione mediante un canale diverso.

La presentazione di una segnalazione attraverso l’impiego di un canale esterno in assenza delle condizioni previste dal decreto determina la perdita delle tutele riconosciute in capo al segnalante ai sensi dell’art. 20 del decreto; ciò implica il riconoscimento delle relative responsabilità (anche penali) in capo al segnalante.

In ogni caso, restano a disposizione del segnalante i canali di segnalazione già previsti dalla legge per la comunicazione alle autorità competenti di questioni inerenti ad illeciti di natura penale o amministrativa, in presenza dei relativi presupposti normativi.

Quali sono le conseguenze in caso di segnalazione infondata?

Chiunque presenti consapevolmente e deliberatamente una falsa segnalazione o false dichiarazioni, ovvero divulghi informazioni fuorvianti o agisca in malafede (per esempio, presentando denunce diffamatorie o calunniose), oltre a perdere il diritto a tutte le tutele previste per il segnalante ai sensi del d.lgs. 24/2023, sarà soggetto alle relative conseguenze sanzionatorie (anche penali), in conformità con le procedure societarie e le leggi vigenti. Le medesime conseguenze si produrranno in caso di utilizzo doloso dei canali di segnalazione esterni.

Il segnalante che abbia, invece, presentato una segnalazione in buona fede non sarà soggetto a conseguenze pregiudizievoli.

Quali tutele sono riconosciute al segnalante?

Come richiesto dal d. lgs. 24/2023, le Società si impegnano a adottare tutte le misure necessarie per assicurare la tutela del segnalante, del segnalato e dei soggetti coinvolti nella segnalazione, al fine di salvaguardare gli stessi da eventuali danni alla loro reputazione o altre conseguenze negative ancor prima che venga accertato il contenuto della segnalazione.

Le Società e gli eventuali soggetti esterni coinvolti assicurano la massima tutela di tutti i dati personali trattati, impedendo l’indebita circolazione di informazioni personali sia verso l’esterno che all’interno delle Società, a soggetti non autorizzati al trattamento di tali dati.

Inoltre, i soggetti segnalati e comunque coinvolti nella segnalazione hanno tutte le garanzie di difesa normalmente riconosciute nel corso di eventuali procedimenti disciplinari o di diversa natura che dovessero essere instaurati a seguito della segnalazione.

Le ritorsioni devono essere segnalate immediatamente, anche mediante l’impiego dei canali di segnalazione esterni, e i responsabili saranno soggetti a provvedimenti disciplinari adeguati. Le Società possono inoltre adottare dei provvedimenti, in conformità alle leggi applicabili, nei casi di comportamenti ostativi all’esercizio del diritto di segnalazione.

Cosa deve contenere una segnalazione?

Le segnalazioni devono contenere informazioni circostanziate, precise e complete, sui fatti, sulle circostanze di tempo e di luogo, sulle persone coinvolte e, per quanto possibile, sugli elementi fondanti il contenuto della segnalazione.

La segnalazione può basarsi anche su fondati sospetti relativi alla commissione di violazioni oppure, su elementi concreti, precisi e concordanti relativamente ad eventi che non si sono ancora verificati.

Inoltre, possono essere oggetto di segnalazione anche le condotte che sono volte ad occultare una violazione.

In ogni caso, qualora il segnalante voglia mantenere segreta la propria identità e beneficiare delle tutele previste in caso di ritorsioni, deve indicarlo nell’oggetto della segnalazione.

Chi gestisce le segnalazioni fatte attraverso il canale interno?

La segnalazione viene ricevuta, attraverso il canale Ethicall, da un gestore locale individuato da ciascuna delle società all’interno della propria organizzazione. Il gestore locale potrà avvalersi, laddove necessario ai fini dell’indagine, di un investigatore qualificato.

Posso rimanere aggiornato sugli sviluppi della segnalazione?

Sì, al segnalante verranno assegnate delle credenziali per poter accedere alla piattaforma, tramite la quale riceverà immediatamente una conferma di avvenuta ricezione della segnalazione. Il segnalante riceverà entro i 7 giorni successivi un secondo avviso della presa in carico della stessa e manterrà un contatto diretto con il gestore locale della segnalazione per tutta la durata delle indagini.

In ogni caso il segnalante riceverà un riscontro intermedio di aggiornamento entro 2 mesi dalla presentazione della segnalazione ed entro 3 mesi il report finale con l’esito delle indagini.

Cosa devo fare se ho ricevuto erroneamente una segnalazione?

Il soggetto che riceve una segnalazione senza essere competente in proposito deve:

(i) tempestivamente trasmettere tale segnalazione al gestore del canale interno individuato da ciascuna delle Società;

(ii) mantenere la massima riservatezza in ordine al contenuto della segnalazione e/o ai soggetti coinvolti qualora ne sia venuto a conoscenza. Tale circostanza si applica anche in caso di segnalazione pervenuta ad un soggetto competente tramite un canale errato.

Come viene tutelata la mia privacy?

Il trattamento dei dati personali di ciascun soggetto coinvolto nel processo di raccolta e gestione di una segnalazione avviene nel pieno rispetto delle previsioni della normativa in materia di protezione dei dati personali, nei modi e con i limiti illustrati nell’informativa privacy consultabile al seguente link. L’esercizio dei diritti normalmente garantiti all’interessato potrebbe essere limitato, in quanto ne potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.